Die Kleinunternehmerregelung ist einfach zu beantragen und eine attraktive Option für ein Nebeneinkommen oder Start in die Selbstständigkeit. Sie ermöglicht es, von der Umsatzsteuerpflicht befreit zu werden und so den bürokratischen Aufwand erheblich zu reduzieren. Doch wie funktioniert die Kleinunternehmerregelung genau, und für wen ist sie geeignet? In diesem Ratgeber erfährst du alles Wichtige rund um die Beantragung der Kleinunternehmerregelung, ihre Vor- und Nachteile sowie ihre Auswirkungen auf die Steuererklärung.
Übersicht
Was ist die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG?
Die sogenannte Kleinunternehmerregelung ist eine steuerliche Sonderregelung für Unternehmer mit geringen Umsätzen. Nach § 19 UStG sind Kleinunternehmer von der Pflicht befreit, Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen auszuweisen und an das Finanzamt zu bezahlen. Dies entlastet besonders Start-ups und Kleingewerbetreibende, da sie sich nicht um komplexe Umsatzsteuerregelungen kümmern müssen.
Wichtig: Kleinunternehmer müssen bestimmte Umsatzgrenzen einhalten. Im Gründungsjahr darf der Umsatz 22.000 Euro nicht übersteigen und im Folgejahr nicht über 50.000 Euro liegen.
Wer kann die Kleinunternehmerregelung anwenden?
Grundsätzlich können alle selbstständigen Unternehmer und Freiberufler von der Anwendung der Kleinunternehmerregelung profitieren, sofern sie die oben genannten Umsatzgrenzen nicht überschreiten. Sie eignet sich besonders für Kleinunternehmer und Freiberufler, die Dienstleistungen anbieten. Wer also mit einem kleinen Budget startet oder nur nebenberuflich selbstständig ist, kann beim Finanzamt die Kleinunternehmerregelung beantragen.
Für wen lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung lohnt sich besonders für Unternehmer, die niedrige Umsätze haben und nicht regelmäßig hohe Ausgaben für Betriebsmittel tätigen. Sie profitieren davon, dass sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen müssen. Gründer, die hauptsächlich Dienstleistungen anbieten oder in kreativen Berufen tätig sind, können durch den Wegfall der Umsatzsteuer ihre Preise wettbewerbsfähig halten.
Allerdings lohnt sich die Regelung nur dann, wenn du kaum Investitionen tätigst. Wer regelmäßig teure Betriebsmittel kauft, könnte von der Regelbesteuerung mehr profitieren, weil hier die Vorsteuer auf Käufe zurückerstattet wird.
Kann man zur Regelbesteuerung wechseln?
Ja, der Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung ist jederzeit möglich – allerdings nicht rückwirkend. Entscheidest du dich dafür, musst du deine Rechnungen mit Umsatzsteuer ausweisen und diese abführen. Dafür bist du zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Wenn dein Umsatz steigt und die zu zahlende Umsatzsteuerzahllast mehr als 2.000 Euro pro Jahr beträgt, bist du dazu verpflichtet, Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt einzureichen.
Wichtig: Wenn du die Kleinunternehmerregelung aufgibst, bist du mindestens fünf Jahre an die Regelbesteuerung gebunden. Du kannst also nicht flexibel zwischen den beiden Optionen wechseln.
Kleingewerbe oder Kleinunternehmer – Was ist der Unterschied?
Obwohl die Begriffe oft synonym verwendet werden, gibt es einen klaren Unterschied: Ein Kleingewerbe ist eine gewerberechtliche Kategorie, die nichts mit der Besteuerung zu tun hat. Kleinunternehmer hingegen beschreibt einen steuerlichen Status im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
Kleingewerbetreibende können sich auch für die Kleinunternehmerregelung entscheiden, sind aber nicht automatisch Kleinunternehmer. Für die Wahl der Kleinunternehmerregelung ist allein der Umsatz entscheidend, unabhängig davon, ob du ein Kleingewerbe oder ein Einzelunternehmen führst.
Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung
Die Kleinunternehmerregelung hat klare Vorteile, aber auch Nachteile, die man berücksichtigen muss.
Vorteile:
- Kein Ausweis der Umsatzsteuer: Du musst auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer angeben und keine Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen. Das spart Zeit und macht die Buchführung einfacher.
- Wettbewerbsvorteil: Da deine Preise ohne Umsatzsteuer ausgewiesen werden, kannst du potenziell günstiger anbieten als Konkurrenten, die die Steuer aufschlagen müssen.
- Geringere Bürokratie: Die Kleinunternehmerregelung erspart dir den Aufwand, Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben und Rückzahlungen zu überwachen.
Nachteile:
- Kein Vorsteuerabzug: Du kannst die Vorsteuer, die du selbst bei Einkäufen zahlst, nicht geltend machen. Das wird besonders dann relevant, wenn du viele betriebliche Anschaffungen machst.
- Wahrnehmung am Markt: Manche Geschäftspartner bevorzugen es, mit umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen zu arbeiten, da sie selbst die Vorsteuer abziehen können. In diesen Fällen kann es als Nachteil angesehen werden, Kleinunternehmer zu sein.
- Einnahmenbegrenzung: Die Kleinunternehmerregelung ist auf Unternehmen mit einem Umsatz von maximal 22.000 Euro im Vorjahr und 50.000 Euro im laufenden Jahr beschränkt. Übersteigst du diese Grenze, fällst du automatisch in die Regelbesteuerung.
Kleinunternehmerregelung beantragen
Die Beantragung der Kleinunternehmerregelung erfolgt direkt beim Finanzamt. Du erhältst nach der Gewerbeanmeldung oder der steuerlichen Erfassung als Freiberufler einen Fragebogen, in dem du angibst, dass du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen möchtest.
Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kreuzt du an, dass du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden möchtest. Wichtig ist, dass du deine voraussichtlichen Umsätze realistisch einschätzt, um nicht später ungewollt in die Regelbesteuerung zu fallen.
Solltest du bereits ein Gewerbe angemeldet haben und nachträglich die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen wollen, kannst du dies ebenfalls dem Finanzamt mitteilen. Die Entscheidung, Kleinunternehmer zu werden, kann einmal pro Kalenderjahr getroffen werden.
Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer
Auch Kleinunternehmer müssen formale Rechnungen ausstellen. Der einzige Unterschied zu umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen ist, dass du keine Umsatzsteuer ausweisen darfst. Stattdessen setzt du folgenden Hinweis auf deine Rechnung:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Deine Rechnungen müssen außerdem alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten, wie:
- Name und Anschrift von dir und dem Kunden
- Rechnungsdatum und Leistungsdatum
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Eine genaue Leistungsbeschreibung (was hast du verkauft oder welche Dienstleistung erbracht?)
- Der Gesamtbetrag
Buchführung und Belege
Als Kleinunternehmer genießt du auch hier Vorteile, denn du bist von der doppelten Buchführung befreit. Für dich reicht es, eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu erstellen. Du musst lediglich deine Einnahmen und Ausgaben dokumentieren. Auch wenn du keine Umsatzsteuer abführst, ist es wichtig, alle Belege und Quittungen sauber zu archivieren. Das Finanzamt kann im Zweifel eine genaue Aufstellung deiner Umsätze verlangen.
Wichtig ist, dass du die Umsatzgrenzen im Auge behältst. Sollte dein Gesamtumsatz die Schwelle von 22.000 Euro im Vorjahr oder 50.000 Euro im laufenden Jahr überschreiten, verlierst du deinen Status als Kleinunternehmer und musst ab dem folgenden Jahr Umsatzsteuer abführen.
Gewinnermittlung
Die Gewinnermittlung erfolgt für Kleinunternehmer ebenfalls durch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dabei werden die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt. Dein Gewinn wird also als die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben berechnet. Wichtig ist, dass du dabei nur tatsächlich erhaltene Zahlungen berücksichtigst, nicht bloße Rechnungsbeträge.
Ein Vorteil für Kleinunternehmer ist, dass sie ihre Gewinne recht unkompliziert ermitteln können und in der Regel keine komplexen Abschreibungen oder Bilanzierungen vornehmen müssen.
Umsatzsteuer und Finanzamt
Auch wenn du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abführst, kann das Finanzamt regelmäßige Meldungen von dir verlangen, um sicherzustellen, dass du die Umsatzgrenzen einhältst. Daher ist es wichtig, dass du dem Finanzamt im Rahmen deiner Jahressteuererklärung mitteilst, dass du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst.
Im Zweifel kann das Finanzamt verlangen, dass du eine Umsatzsteuererklärung abgibst, auch wenn du keine Umsatzsteuer schuldest. In solchen Fällen reicht es, auf die Kleinunternehmerregelung hinzuweisen.
Fazit
Die Kleinunternehmerregelung bietet besonders Gründern und Kleingewerbetreibenden eine attraktive Möglichkeit, ihre steuerlichen Verpflichtungen zu vereinfachen. Durch den Verzicht auf die Umsatzsteuerpflicht und die geringeren Anforderungen an die Buchführung bleibt mehr Zeit, um sich auf das eigentliche Geschäft zu konzentrieren. Allerdings solltest du die Umsatzgrenze von 22.000 Euro und deine Ausgaben im Auge behalten, um von den Vorteilen wirklich zu profitieren. Wer wächst und größere Investitionen plant, kann sich durch den Wechsel zur Regelbesteuerung neue Möglichkeiten eröffnen.
